Etablissement MCO pilote : déploiement de l’empreinte bancaire

Un établissement pilote engagé dans l’innovation organisationnelle

Dans un contexte de transformation numérique du système de santé, l’établissement pilote MCO a entrepris une réforme de ses procédures d’admission.
Objectif : sécuriser les prestations hôtelières tout en supprimant le chèque de caution, jugé obsolète et peu adapté aux usages actuels.

Cette évolution, issue d’un travail collaboratif entre le service facturation, le bureau des admissions, la direction financière et la direction du parcours patient, s’inscrit dans une démarche d’amélioration continue du service rendu au patient.

Elle répond à plusieurs enjeux :

• lutter contre les impayés liés aux chambres particulières ou aux services annexes (télévision, confort) ;

• responsabiliser le patient vis-à-vis des prestations qu’il choisit ;

• réduire la manipulation de chèques et d’espèces ;

• et fluidifier la sortie du patient, souvent source de complexité administrative.

Cette initiative place l’établissement parmi les précurseurs du dispositif d’empreinte bancaire hospitalière (PLBS), dans une logique d’exemplarité et de professionnalisation du parcours administratif.

Objectif : remplacer le chèque de caution par une empreinte bancaire

Jusqu’à présent, de nombreux établissements de santé demandaient un chèque de caution lors de la demande d’une chambre particulière ou d’un service payant.
Cette méthode, bien que sécurisante, comportait plusieurs limites :

• lenteur et lourdeur administrative (encaissement, restitution, gestion physique des chèques) ;

• risque de perte, de refus ou de chèque sans provision ;

• absence de traçabilité numérique.

L’empreinte bancaire permet de supprimer entièrement ces contraintes.
Elle repose sur un principe simple : une pré-autorisation de paiement, prise sur la carte bancaire du patient à son arrivée, via un terminal de paiement électronique (TPE).

Aucun montant n’est débité à ce stade.
Le système réserve simplement un plafond temporaire sur le compte du patient, servant de garantie financière pour les prestations demandées.
Cette empreinte peut ensuite être annulée (si le patient règle sa note) ou débitée partiellement (en cas d’impayé ou de dégradation).

Elle est valable 30 jours, conformément aux standards bancaires, et n’apparaît pas comme un débit sur le relevé bancaire.
Une fois la sortie du patient effectuée et le règlement finalisé, l’empreinte est automatiquement libérée.

Une solution conforme, sécurisée et responsable

La sécurité des données bancaires constitue une priorité.
L’empreinte bancaire est réalisée via des TPE certifiés PCI-DSS, la norme internationale de sécurité des paiements.
Aucune donnée sensible (numéro de carte, cryptogramme, photocopie) n’est stockée en dehors du terminal.

L’opération est intégralement tracée sur le serveur central Nepting, garantissant une piste d’audit et une traçabilité complète de chaque transaction.
Chaque empreinte génère deux tickets :

• un ticket client, remis au patient comme justificatif,

• un ticket marchand, conservé dans le dossier administratif.

Ce système de garantie, transparent et réversible, protège à la fois l’établissement et le patient, tout en réduisant la charge administrative des équipes.

Comprendre la différence : monétique autonome vs monétique centralisée

La mise en œuvre de l’empreinte bancaire a nécessité une évolution technique majeure : le passage d’une monétique autonome à une monétique centralisée.

🔸 Monétique autonome : un système isolé et limité

Dans un modèle autonome, chaque terminal de paiement fonctionne indépendamment.
Les transactions ne sont pas reliées directement au dossier patient, rendant la gestion des empreintes fastidieuse.
Les équipes doivent suivre manuellement les tickets papier, avec un risque accru d’erreurs et d’oublis à la sortie.

🔸 Monétique centralisée : un système intégré et traçable

Le mode centralisé relie tous les TPE à une plateforme monétique unique, hébergée sur un serveur sécurisé (Nepting).
Chaque empreinte, chaque annulation ou débit est automatiquement associée au dossier administratif du patient.

Ce fonctionnement centralisé permet :

• une clôture automatisée du dossier PLBS à la sortie du patient ;

• un suivi en temps réel des empreintes en cours ou expirées ;

• une synchronisation comptable fiable entre la facturation et la monétique ;

• et une vision globale des flux financiers pour le pilotage et l’audit.

Ainsi, la monétique centralisée devient une condition indispensable pour clôturer les empreintes bancaires et garantir la conformité des processus de paiement.

La clôture PLBS : une étape clé du parcours de sortie

Lors du départ du patient, l’agent des admissions procède à la clôture du dossier PLBS selon deux scénarios :

1. Le patient règle ses prestations :
   L’empreinte bancaire est immédiatement annulée via le TPE, un ticket de clôture est remis, et le dossier administratif est tamponné “Clôturé”.

2. Le patient quitte sans paiement complet :
   L’empreinte est convertie en débit, tout ou partie, pour couvrir les sommes dues.
   Cette opération est enregistrée dans le logiciel de gestion administrative du patient (GAP Web100t) et rattachée à la note finale.

Grâce à cette procédure, aucune empreinte ne reste active sans suivi, garantissant la régularité comptable et la transparence des transactions.

Un dispositif suivi et évalué

Le dispositif PLBS fait l’objet d’un suivi hebdomadaire et mensuel :

• le back-office vérifie les empreintes en cours et clôturées ;

• la Bed Manager assure la coordination avec les prestations hôtelières vendues ;

• la comptabilité clients contrôle la cohérence des encaissements.

Des indicateurs de performance (KPI) sont suivis :

• taux d’admissions avec empreinte bancaire,

• nombre de refus ou d’exceptions,

• montants sécurisés,

• taux d’expiration des empreintes non clôturées.

Ces données permettent d’ajuster les pratiques, d’optimiser le parcours administratif et d’améliorer l’expérience patient.

Une démarche de responsabilisation et de confiance

Au-delà de l’aspect technique, le dispositif repose sur une philosophie de responsabilisation du patient.
Informer, expliquer et faire signer la prise d’empreinte participent à une relation de confiance entre l’établissement et la personne hospitalisée.

Le patient devient acteur de son parcours : il sait que les prestations choisies (chambre, télévision, confort) ont un coût et qu’il en assume la responsabilité financière.
Pour les équipes, cette méthode allège les formalités, sécurise les encaissements et renforce la transparence.

Une modernisation au service du parcours patient

La mise en place de l’empreinte bancaire à l’admission incarne une modernisation concrète du service hospitalier :

• suppression du chèque de caution et des manipulations papier,

• fiabilisation du recouvrement des prestations,

• fluidification du passage aux admissions et aux sorties,

• amélioration de la satisfaction patient.

Ce dispositif illustre la capacité des établissements de santé à allier innovation technologique et excellence administrative, dans une logique de qualité et de responsabilité partagée.

En résumé

L’empreinte bancaire hospitalière n’est pas qu’un outil financier.
C’est un levier de transformation qui renforce la confiance, simplifie la gestion et responsabilise chaque acteur du parcours patient.